du télé-service de la ville de Nîmes

1. Définition et objet des démarches en ligne

La ville de Nîmes met en place un télé-service pour permettre aux usagers de lui adresser par voie électronique des demandes, déclarations, documents ou informations et à l’administration de leur répondre par la même voie.

Par «usager», il convient d’entendre les personnes amenées à utiliser le service dans les secteurs listés à l’article 1 de l’arrêté du 4 juillet 2013 autorisant la mise en œuvre par certaines collectivités de traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour objet la mise à disposition des usagers d'un ou de plusieurs télé-services de l'administration électronique.

Lorsque l’usager choisit de saisir l’administration par voie électronique et que le télé-service propose un process dématérialisé de démarche en ligne, l’usager doit utiliser ce process pour réaliser cette démarche.

L’utilisation du service est gratuite. L’usage de la langue française est obligatoire.

Conformément aux dispositions de l’article L.112-9 du Code des relations entre le public et l’administration, les présentes conditions générales s’imposent à tout usager du service. L’utilisation du service est ainsi subordonnée à l’acceptation par l’usager des présentes conditions générales d’utilisation, et, le cas échéant, des conditions spécifiques propres à chacune des démarches administratives proposées.

Les conditions d’utilisation du service s’inscrivent dans le cadre des textes législatifs et règlementaires en vigueur relatifs aux différentes démarches administratives et aux relations entre le public et l’administration dont les principaux sont listés à l’article 7.

Certaines démarches en ligne sont déployées dans le cadre de conventions avec des organismes partenaires mettant à disposition des collectivités territoriales des solutions de démarches en ligne. Lorsqu’il accède aux services en ligne des Organismes Partenaires, l’usager de la démarche en ligne est soumis aux conditions générales d’utilisation spécifiques au service en ligne utilisé. Chaque Organisme Partenaire est responsable des services qu’il propose.

Le droit de saisine électronique ne s’applique pas aux envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou les envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité des systèmes d’information.

2. Fonctionnalités

La mise en place du télé-service permet aux usagers d’accomplir et simplifier ses démarches administratives auprès de la collectivité. Par son utilisation, l’usager pourra bénéficier :

- D'un compte personnel unique, permettant d’accéder selon le choix de l’usager à toutes les démarches des 10 domaines CNIL (fiscalité, travail et social, santé, transports, état civil et citoyenneté, relations avec les élus, prestations scolaires et périscolaires, activités sportives et socioculturelles, économie et urbanisme, polices spéciales et voirie et relations avec usagers) via un compte unique

- D'un Porte document, permettant à l’usager de stocker ses pièces justificatives afin de les utiliser dans le cadre d’une ou plusieurs démarches,

- D'une visibilité globale et du suivi de l’ensemble de ses démarches en cours : A/R, mise à jour selon le statut du traitement de la demande, possibilité de fournir une nouvelle version d’un document erroné sur sollicitation de l’administration, stockage des documents issus de l’administration.

Dans le cadre de l’utilisation du télé-service, les échanges entre l’administration et l’usager (communication, alertes…) sont réalisées par mail.

Modalités d’utilisation du service

3.1– Compte personnel

Pour une utilisation optimisée du télé-service, la Ville de Nîmes offre aux usagers la possibilité de se créer un « Compte personnel ». L’usager y enregistre ses données personnelles usuelles (nom, adresse, etc.) pour simplifier la saisie des formulaires administratifs grâce à une fonctionnalité de pré-remplissage pour toutes les démarches qui ne sont pas externalisées (le pré-remplissage ne peut être utilisé pour les démarches TIPI par exemple). Si l’usager a exprimé son accord, les données qu’il nous a déjà confiées lors de ses démarches précédentes alimentent automatiquement son compte personnel.

L’utilisation du compte personnel est obligatoire pour certaines démarches en ligne.

Toute personne peut se créer un compte personnel, sous condition de fournir une adresse électronique valide, ainsi que les informations requises pour créer ce compte. Lors de la création du compte, l’usager choisit un mot de passe. Pour rappel, un mot de passe est considéré comme robuste s'il est composé d'au moins 12 caractères de types différents (minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux). Il est également recommandé d'utiliser un mot de passe unique pour chaque service et sans lien avec le propriétaire (nom de famille, date de naissance etc.). L’usager s’engage à en préserver la confidentialité et avertit immédiatement la Ville de Nîmes de toute utilisation non autorisée de ces informations en précisant l'identifiant de son compte personnel (Par mail auprès dewebmaster@ville-nimes.fr ou par courrier à l'adresse suivante : Ville de Nîmes– Direction des Systèmes d'Information - Place de l'Hôtel de Ville, 30033 NIMES Cedex 9), la Ville de Nîmes ne pouvant être tenue pour responsable des dommages éventuellement causés par l’utilisation du mot de passe et du numéro de dossier par une personne non autorisée.

La Ville de Nîmes se réserve le droit de résilier, sans préavis ni indemnité d’aucune sorte, tout compte personnel faisant l’objet d’une utilisation illicite ou frauduleuse ou contraire aux fonctionnalités définies dans l’article 2.

3.2 – Inscription et formalisation d’une demande en ligne

Outre les renseignements demandés pour la création du compte personnel, l’usager du Service, dans le cadre de ses démarches, fournit une adresse électronique valide et il est responsable de sa mise à jour. Sauf mention expresse de l’usager, la Ville de Nîmes adresse les accusés-réception, réponses, documents et informations à l’usager par voie électronique à cette adresse. La Ville de Nîmes ne peut être tenue pour responsable si une information n’est pas parvenue à l’usager car l’adresse fournie est incorrecte ou obsolète.

La collectivité se réserve le droit de répondre par voie postale.

Pour effectuer une demande, l’usager remplit en ligne le formulaire et valide celui-ci en y joignant éventuellement les pièces nécessaires au traitement de sa demande aux formats pdf, jpg, jpeg, png, doc et docx. Le Service affiche à l’écran un récapitulatif des éléments renseignés par l’usager afin que celui-ci puisse les vérifier et les confirmer. La confirmation et la transmission du formulaire par l’usager vaut signature de celui-ci.

Après transmission, un accusé de réception de la demande est immédiatement envoyé à l’adresse électronique fournie ; si cet accusé n’y est pas reçu dans les 5 heures, l’usager doit considérer que sa demande n’a pas été prise en compte. Avant de la reformuler, l’usager doit vérifier la validité et le bon fonctionnement de son adresse électronique.

3.3 - Pré-requis technique

L’utilisation du télé-service requiert une connexion et un navigateur internet. Le navigateur doit être configuré pour autoriser les cookies de session. Afin de garantir un bon fonctionnement du Service, il est conseillé d’utiliser un navigateur web à jour. La collectivité met tout en œuvre afin que les démarches en ligne soient compatibles avec la plupart des navigateurs et plateformes actuels notamment avec Internet Explorer, Firefox, Safari et Chrome.

Cependant la collectivité ne saurait être tenue pour responsable de certains dysfonctionnements pouvant apparaitre en fonction du navigateur, de sa version ou configuration et de la plateforme utilisée, et ce, notamment sur les services spécifiques externalisés.

3.4 - Disponibilité et évolution du service

Le Service est disponible 7 jours sur 7, 24h sur 24h. La Ville de Nîmes se réserve toutefois la faculté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre sans préavis, le Service pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire. L’indisponibilité du Service ne donne droit à aucune indemnité. En cas d’indisponibilité du Service, l’usager en est informé ; il est alors invité à effectuer sa démarche ultérieurement.

Les termes des présentes conditions d’utilisation peuvent être amendés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au Service, de l’évolution de la législation ou de la réglementation, ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

3. Traitement des données à caractères personnel

La Ville de Nîmes s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des informations fournies par l’usager.

Conformément aux dispositions de l’article 32 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, la personne auprès de laquelle sont recueillies des données à caractère personnel la concernant est informée, sauf si elle l'a été au préalable, par le responsable du traitement ou son représentant :

1° De l'identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de celle de son représentant ;

2° De la finalité poursuivie par le traitement auquel les données sont destinées ;

3° Du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;

4° Des conséquences éventuelles, à son égard, d'un défaut de réponse ;

5° Des destinataires ou catégories de destinataires des données ;

6° Des droits qu'elle tient des dispositions de la section 2 du présent chapitre ;

7° Le cas échéant, des transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d'un Etat non membre de la Communauté européenne.

Le traitement automatisé d’informations à caractère nominatif relatives aux usagers, y compris la gestion des adresses électroniques, a fait l’objet d’une déclaration simplifiée auprès de la CNIL par récépissé N°1892823V0, le 02 octobre 2015.

La Ville de Nîmes s’engage à n’opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l’usager au moyen du Service, et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.

4. Droit d’Information et de Rétractation

Les informations transmises par l’usager restent sous son contrôle.

Conformément à l’article 40 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’information, aux fichiers et aux libertés, l’usager peut, à tout moment, rectifier, compléter, mettre à jour, verrouiller ou effacer les données à caractère personnel le concernant, qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

Ce droit s’exerce en adressant une demande par mail ou par courrier :

o Auprès de webmaster@ville-nimes.fr en précisant l'identifiant de son compte espace personnel.

o Par courrier à l'adresse suivante : Ville de Nîmes– Direction des Systèmes d'Information - Place de l'Hôtel de Ville, 30033 NIMES Cedex 9

L’usager qui a exercé son droit de rétractation recevra un accusé de réception et constatera, en prenant connaissance du récapitulatif de sa demande, que les nouvelles données ont bien été retranscrites.

En dehors de l’application de l’article 40 de la loi n°78-17 du 6 janvier A978, Il peut à tout moment demander, par courriel ou par courrier, la modification ou la suppression des données de son compte personnel. Ces modifications prennent effet pour les demandes futures (inscription, nouvelle période de facturation, …). Elles ne peuvent s’appliquer rétroactivement ni être prises en compte dans le traitement en cours d’une demande.

Au-delà de la durée du service liée à la démarche, seules sont conservées les informations permettant de répondre à d’éventuelles contestations et aux besoins statistiques du service.

Pour les espaces certifiés France Connect, l’usager qui souhaite modifier, supprimer ou rectifier ses noms, prénoms ou date de naissance peut exercer ce droit dans les conditions fixées dans les modalités d’utilisation du télé-service du SGMAP auprès de :

- la Direction Interministérielle des Systèmes d'Informations et de Communication située 39-43, quai André Citroën, 75015 Paris par voie postale

5. Engagements et responsabilité

La Ville de Nîmes s’engage à prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées auprès de l’usager, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Ces données sont confidentielles et ne sont utilisées qu’à des fins de gestion des demandes formulées par l’usager et à des fins statistiques.

L’usager du Service s’engage à ne fournir, dans le cadre de l’utilisation du Service, que des informations exactes, à jour et complètes. Dans l’hypothèse où l’usager ne s’acquitterait pas de cet engagement, la Ville de Nîmes se réserve le droit de suspendre ou résilier la démarche administrative, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité pénale et civile qui pourraient être engagées à son encontre.

Les données transmises aux services en ligne des Organismes Partenaires restent de la responsabilité de l’usager, même si celles-ci sont transmises par les moyens techniques mis à disposition dans le site internet de la Ville de Nîmes.

Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du Code Pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.

La Ville de Nîmes rappelle que conformément à l’article 226-4-1 du Code Pénal, « le fait d'usurper l'identité d'un tiers ou de faire usage d'une ou plusieurs données de toute nature permettant de l'identifier en vue de troubler sa tranquillité ou celle d'autrui, ou de porter atteinte à son honneur ou à sa considération, est puni d'un an d'emprisonnement et de 15 000 € d'amende. Cette infraction est punie des mêmes peines lorsqu'elle est commise sur un réseau de communication au public en ligne ».

6. Principaux textes officiels

• Code des relations entre le public et l’administration.

• Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés

• Ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives, modifiée par l’ordonnance n°2014-1330 du 6 novembre 2014 relative au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique

• Décret n° 2009-730 du 18 juin 2009 relatif à l'espace de stockage accessible en ligne pris en application de l'article 7 de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives

• Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations

• Arrêté du 4 juillet 2013 autorisant la mise en œuvre par les collectivités territoriales, les établissements publics de coopération intercommunale, les syndicats mixtes, les établissements publics locaux qui leur sont rattachés ainsi que les groupements d'intérêt public et les sociétés publiques locales dont ils sont membres de traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour objet la mise à disposition des usagers d'un ou de plusieurs télé-services de l'administration électronique.

• Ordonnance n° 2015-1341 du 23 octobre 2015 relative aux dispositions législatives du code des relations entre le public et l'administration

• · Décret n° 2015-1404 du 5 novembre 2015 relatif au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique